El que podemos llamar testimonio ‘ordinario’, y que en la práctica se llama ‘primer testimonio’ (o ‘segundo…’, etc., si se extienden adicionales), cuya finalidad práctica es la inscripción del acto en los registros públicos.
El testimonio especial, cuya finalidad práctica es la conservación del instrumento notarial en el Archivo General de Protocolos.
Los instrumentos autorizados en papel de protocolo son custodiados por el notario y jamás deben salir de su cuidado, normalmente en su oficina. Por tanto, para todo efecto legal correspondiente, los instrumentos circulan en la vida práctica mediante los testimonios, que la ley define como “la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o legalización, o del acta de protocolación” (CN, art. 66).
Los instrumentos pueden también reproducirse mediante fotocopia simple (no legalizada) o auténtica (legalizada), pero tales reproducciones no tienen el mismo efecto legal que el testimonio. Todas las inscripciones en registros públicos se hacen con base en testimonios. La diferencia práctica fundamental entre un testimonio (ordinario) y una fotocopia legalizada es que en el primero se pagan los impuestos a que está afecto el acto o negocio contenido en el documento; en la segunda, se paga únicamente el impuesto a que está afecto el acto de legalizar la copia.
Todo testimonio debe cumplir los siguientes requisitos (ver CN, art. 70):
Se compone de fotocopia completa del instrumento más la hoja de razón. La ley permite otras formas de reproducción, pero actualmente el estándar y lo que más certeza jurídica ofrece es la fotocopia (ver CN, art. 67).
En la hoja de razón se debe indicar:
El número de hojas de que se compone el testimonio (incluyendo la de la razón).
Personas a quienes se extiende (normalmente una de las partes en el acto o contrato).
Lugar y fecha en que se compulsa.
En la hoja de razón se colocan los timbres respectivos, identificándolos cuando corresponda (ver LTFPP, art. 19).
Cada hoja debe ir numerada (1 de 3, 2 de 3, 3 de 3), sellada y firmada por el notario.
Si el testimonio es de una protocolación, debe incluirse en él el documento protocolado (ver CN, art. 71; LOJ, art. 40).
Además del testimonio que se extiende para inscribir el acto en los registros públicos que corresponda, debe también emitirse el llamado testimonio especial, que se envía al Archivo General de Protocolos (ver CN, art. 37 lit. a)). Al testimonio especial se le aplican todos los mismos requisitos que al testimonio, con las diferencias siguientes:
No se extiende a una de las partes en el acto sino al Archivo General de Protocolos.
Los timbres que se adhieren no son para cubrir el impuesto que grava el acto, sino para cumplir con impuestos notariales.
Por lo general se extiende el testimonio (o “primer testimonio”) para que el acto pueda inscribirse en el registro que corresponda: por ejemplo, una compraventa ante el Registro General de la Propiedad; una constitución de sociedad ante el Registro Mercantil; un mandato ante el Registro de Poderes. Sin embargo, pueden haber casos en que no se requiera un testimonio para inscribir el acto (por ejemplo, el matrimonio civil se inscribe ante el RENAP mediante un aviso, no testimonio) o que se trate de un acto que no se va a inscribir ante ningún registro.
Sin embargo, el testimonio especial para el AGP siempre se debe extender y enviar. Esto debido a que su finalidad práctica es que el AGP cuente con un duplicado completo del protocolo a cargo del notario, que permita reproducir o recuperar su contenido en caso de pérdida, destrucción, deterioro, etc. Por eso, aunque en algún caso no se deba extender primer testimonio, o por cualquier motivo no se haga, el testimonio especial siempre debe extenderse y entregarse al AGP.