La ley define el protocolo como “la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra” (CN, art. 8), las cuales se extienden en papel sellado especial para protocolos (ver CN, art. 9). “El notario es depositario del protocolo y responsable de su conservación” (CN, art. 19), por lo que su manejo adecuado es muy importante.
El protocolo se abre cada año con el pago de derecho de apertura mediante un formulario que provee el Archivo General de Protocolos. El comprobante de este pago se debe agregar al protocolo junto con los llamados “atestados”, que son los documentos relacionados con los actos autorizados por el notario o con el cumplimiento de sus obligaciones notariales (ver CN, arts. 11 y 17).
El protocolo es anual: se paga derecho de apertura al inicio de cada año y se cierra el 31 de diciembre con la razón de cierre. Al cerrar el protocolo se debe hacer un índice. La razón de cierre y el índice deben cumplir con requisitos que establece la ley. Después de su cierre, el protocolo y los atestados deben empastarse (Ver CN, arts. 11, 12, 15, 16 y 18).
Para efectos prácticos, por tanto, el “protocolo” abarca (ver GAN, pág. 53):
Los instrumentos autorizados en papel especial de protocolo:
Escrituras matrices
Actas de protocolación
Razones de legalización
Razón de cierre. No es propiamente un instrumento, pero se redacta en papel de protocolo, aunque no se envía testimonio especial al AGP. (Ver CN, art. 12; GAN, pág. 44).
El índice. No se hace en papel de protocolo sino en papel normal, agregando un timbre fiscal de Q.0.50 a cada hoja, las cuales deben llevar firma y sello del notario cada una. Del mismo se envía testimonio especial al AGP. (Ver CN, arts. 15 y 16; GAN, págs. 37, 38, 53 y54).
Los atestados. Algunos los manda la ley, otros se insertan por costumbre o buena práctica del notario. A algunos se les llama “comprobantes” del protocolo. Los más importantes son (ver GAN, pág. 53):
Recibo de pago de derecho de apertura de protocolo.
Comprobantes de entrega:
De avisos trimestrales.
De testimonios especiales.
De testimonios especiales en plica de testamentos o donaciones por causa de muerte.
De avisos de cancelación.
De avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero.
De índice (testimonio especial).
Copias con sello de recepción de los avisos presentados a ambos Registros de la Propiedad de los testamentos o donaciones por causa de muerte autorizados.
Copias con sello de recepción de los avisos presentados al RENAP de los matrimonios celebrados.
Copias con sello de recepción de los avisos presentados al DIGECAM de las compraventas de arma de fuego realizadas.
Todos estos documentos deben empastarse dentro de los 30 días siguientes al cierre (normalmente, durante enero de cada año) (ver CN, art. 18). Previo a empastarse, durante el año, conviene que todos se vayan guardando en un Leitz de forma ordenada. Esto facilitará la foliación, la protocolación de documentos, la elaboración del índice y la razón de cierre, evitando que algunos comprobantes o atestados se extravíen.