El notario, si bien es un profesional liberal, está sujeto a un régimen especial de vigilancia a través del Archivo General de Protocolos. El protocolo a su cargo no es de su propiedad sino lo tiene en depósito, en virtud de la función de interés público que ejerce. La finalidad práctica del AGP es que en él conste todo lo que realiza un notario, para asegurar su conservación y publicidad. Ordinariamente, esto se logra mediante el envío de testimonios especiales y avisos. Además, el AGP conservará el original de los protocolos cuando el notario fallezca o decida remitirlos al archivo.
Cuando se incumplen las obligaciones que la ley impone al notario ante el AGP, no sólo se corre el riesgo de que el notario quede inhabilitado para ejercer, sino también se hace correr riesgos a los clientes y a terceros.
Las obligaciones básicas del notario ante el AGP son:
Pago por derecho de apertura del protocolo. Debe hacerse lo más pronto posible en los primeros días hábiles de cada año (enero), antes de la fecha de la primera escritura que se autorice. (CN, arts. 11 y 12).
Testimonios especiales. Deben remitirse dentro de 25 días hábiles del otorgamiento (CN, art. 37 lit. a)).
Avisos trimestrales. Deben remitirse dentro de 25 días hábiles del vencimiento de cada trimestre, indicando número y fecha de último instrumento autorizado o cancelado, o que no se autorizó ninguno, durante el trimestre (CN, art. 37 lit. c)).
Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero. Deben remitirse dentro de 10 días hábiles de la protocolización. (LOJ, art. 40).
Avisos de cancelación. Deben remitirse dentro de 25 días hábiles de la cancelación. De dichos instrumentos no puede extenderse copia o testimonio. (CN, art. 37 lit. b)).
Avisos de ampliación, modificación, rectificación o aclaración. La ley no establece plazo, pero es buena práctica hacerlo dentro de los 25 días hábiles, como los demás casos (CN, art. 81 num. 9).
Testimonio del índice del protocolo. Debe remitirse dentro de 25 días hábiles del cierre. (CN, arts. 12, 15, 37 lit. a), 92).
El AGP entrega comprobantes o recibos del cumplimiento de todas estas obligaciones, las cuales deben agregarse a los atestados del protocolo.