Tanto un negocio jurídico o un contrato, como un instrumento público, pueden ampliarse, modificarse o aclararse. Sin embargo, dada la diferencia entre ellos antes explicada, en el ejercicio notarial es muy importante determinar cuándo la ampliación, modificación o aclaración recae sobre el negocio jurídico o contrato, y cuándo recae sobre el instrumento público. De ello dependerá si el notario puede autorizar el instrumento de ampliación o aclaración ‘por mí y ante mí’ (es decir, sin que comparezcan nuevamente las partes del acto original) o si, por el contrario, deben comparecer las partes para realizarla.
En la práctica, es más fácil realizar las ampliaciones o aclaraciones ‘por mí y ante mí’, ya que ahorra el costo de tener que reunir nuevamente a las partes para firmar. Sin embargo, si una ampliación o aclaración que debía hacerse con comparecencia de las partes se realiza incorrectamente ‘por mí y ante mí’, no sólo se incurrirá en el costo de que un registro público la rechace y tenga que hacerse nuevamente ya con las partes (con lo cual el ‘ahorro’ inicial de tiempo queda superado por los costos que significó el rechazo y repetición), sino que incluso, en determinados supuestos, podría hacer al notario incurrir en un acto ilícito que le suponga responsabilidad civil o penal.
Los únicos instrumentos que el notario puede autorizar ‘por mí y ante mí’ están taxativamente enumerados en el art. 77 num. 1 CN. Entre estos, las únicas escrituras de ampliación o aclaración que pueden autorizarse ‘por mí y ante mí’ son aquellas “que tengan por objeto único, enmendar errores u omisiones de forma en que hubiere incurrido, siempre que no sean de los contemplados en el artículo 96” (CN, art. 77, num. 1, lit. e)). El art. 96 enumera errores de forma que deben enmendarse con intervención de juez, por lo que no pueden ser objeto de una corrección ‘por mí y ante mí’, siendo éstos:
Alterar la numeración cardinal de los instrumentos.
Alterar la numeración cardinal de la foliación.
Alterar el orden de la serie de papel de protocolo.
Dejar una página en blanco.
Inutilizar una hoja o pliego del protocolo.
Por tanto, las ampliaciones o aclaraciones ‘por mí y ante mí’ sólo pueden hacerse cuando se refieran a errores u omisiones de forma que no afecten el fondo del acto o contrato y no sean de los contemplados en el art. 96 CN. En GCR No. 23 se dan ejemplos de aspectos que pueden o no corregirse ‘por mí y ante mí’:
Sí pueden corregirse ‘por mí y ante mí’:
Datos personales de los comparecientes que no sean sus nombres y apellidos.
Indicación de haber tenido a la vista el título de propiedad del bien objeto del acto.
Indicación de haber tenido a la vista los documentos acreditativos de representación.
Nombres y apellidos de los otorgantes cuando no sea en la comparecencia, el otorgamiento o la aceptación.
Identificación del bien registrado únicamente en el folio (no en la finca o libro).
No pueden corregirse ‘por mí y ante mí’ (siendo, por tanto, necesaria la comparecencia de los otorgantes):
Nombres y apellidos de los otorgantes.
Razón o denominación social de los otorgantes.
Precio o valor del acto.
Declaración de gravámenes o limitaciones que afecten a los otorgantes (el requisito del art. 30 CN).
Identificación de los bienes registrados (excepto en el folio).
Medidas superficiales, lineales, azimuts o rumbos del inmueble.
Fecha del instrumento público.
Además de las obligaciones normales que genera el otorgamiento de un instrumento público, las modificaciones, ampliaciones y aclaraciones (sean de forma o de fondo) generan adicionalmente las obligaciones de:
Enviar aviso de ampliación, modificación o aclaración al AGP (ver CN, art. 81 num. 9).
Poner razón al margen de la escritura matriz, de haber autorizado otra que la adicione, aclare, modifique o rescinda (ver CN, art. 36).
Por último, es incorrecto usar la frase “por error involuntario…” en las escrituras de ampliación o aclaración: todo error es, por naturaleza, involuntario, por lo que “error involuntario” es un pleonasmo que, por lo menos, se ve como un mal uso del lenguaje. En algunos casos podría incluso generar consecuencias legales delicadas, pues el “error” es una causa de anulabilidad del negocio jurídico. Si el notario incurre en error de forma, es involuntario por esencia; si las partes incurren en error, puede afectar la validez misma del acto. Por tanto, en las enmiendas ‘por mí y ante mí’ es mejor no utilizar la frase “error involuntario del notario”, sino limitarse a señalar el error u omisión; en las enmiendas acordadas por las partes, dependerá de cada caso, pero no debe usarse el término “error” con ligereza.